Как оформить компенсацию за использование личного автомобиля


Документ. Использование автомобиля, принадлежащего физлицу, в хоздеятельности предприятия: правовые и налоговые особенности (Часть I)

Использование автомобиля, принадлежащего физлицу,
в хоздеятельности предприятия: правовые и налоговые особенности

(Часть II см. в консультации от 13.08.2012 г.)

Использование предприятием в своей хозяйственной деятельности легковых автомобилей, принадлежащих как работникам, так и не работникам предприятий,- явление чрезвычайно распространенное.

К проблемам вариантов оформления использования авто, а также налогового учета таких операций наш журнал обращался неоднократно, тем не менее интерес к данной теме остается стабильно значительным. Поэтому сегодня - уже при действии Налогового кодекса - мы рассмотрим наиболее актуальные вопросы, связанные с заключением соответствующих договоров, а также налоговые нюансы, сопровождающие такие операции.

Как известно, предприятие может использовать в своей хоздеятельности автомобиль, принадлежащий:

1) работнику предприятия, работа которого связана с разъездами (водитель, директор и т. д.);

2) работнику предприятия - субъекту предпринимательской деятельности;

3) физическому лицу - субъекту предпринимательской деятельности;

4) простому физическому лицу, не являющемуся работником предприятия.

Если речь идет о работнике предприятия, то существует два основных метода оформления эксплуатации принадлежащего ему авто:

1) “арендный” (согласно гражданскому законодательству - путем заключения договора аренды (найма) авто) и

2) “автокомпенсационный” (согласно трудовому законодательству - с выплатой компенсации работнику за использование его авто для целей хоздеятельности работодателя).

Сравнительный анализ (с применением формул и расчетов) в плане выгодности различных способов аренды и компенсации за использование автотранспорта для предприятий - плательщиков налога на прибыль был представлен в “Бухгалтере” № 6'2006 на с. 40-42.

Сначала рассмотрим “автокомпенсационный” вариант использования автомобиля работника.

I. Компенсация за использование автомобиля

Юридические и налоговые аспекты

Напомним, что возможность выплаты такой компенсации, хоть и в очень косвенной форме, предусмотрена ст. 125 КЗоТ. В ней написано, что работники, использующие свои инструменты для нужд предприятия, имеют право на получение компенсации за их износ (амортизацию).

Авторы Научно-практического комментария к законодательству Украины о труде обращают внимание на то, что в ч. 1 ст. 125 КЗоТ речь идет только об инструментах и КЗоТ не предусматривает возможности компенсации работникам использования для нужд предприятия механизмов, станков, машин, в том числе автомобилей. Однако, по мнению специалистов по труду, это не означает, что их использование работником в интересах предприятия невозможно. Это возможно, но на другой правовой основе.(1)

И хотя автомобиль к инструментам не относится, выплата компенсации работнику за его использование по аналогии с инструментами получила на практике достаточно широкое распространение. Более того, в п. 3.22 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5 (далее - Инструкция № 5), предусмотрена возможность выплаты компенсации за использование для нужд производства личного транспорта наряду с компенсацией за собственные инструменты. В обоих случаях такие выплаты не относятся к фонду оплаты труда.

Кстати, возможность выплаты автокомпенсации признавалась ГНАУ давно - см. фрагмент консультации из “Вестника налоговой службы Украины” № 8/2000 и № 46/2000 в “Бухгалтере” № 6'2001 на с. 20.

В дальнейшем законность такой компенсации была дополнительно подтверждена как ГНАУ (см. консультацию из “Вестника налоговой службы Украины” № 42/2006 в “Бухгалтере” № 45'2006 на с.

36, письмо ГНА в г. Киеве от 09.11.2006 г. № 911/10/31-106), так и Госкомпредпринимательства (см. его письма от 31.05.2007 г. № 3903 и от 03.07.2007 г.).

Кроме того, в упомянутых письмах ГНА в г. Киеве от 09.11.2006 г. и Госкомпредпринимательства от 31.05.2007 г. указывалось, что расходы на возмещение стоимости услуг работника за использование им в служебных целях собственного легкового автомобиля для целей отнесения на валовые затраты необходимо подтвердить соответствующими расчетными, платежными и другими документами, среди них - заявление от работника, договор между работником и предприятием, соответствующие приказы руководителя предприятия относительно возмещения расходов работнику, путевые листы, чеки на приобретение ГСМ и т. д.

Однако в условиях действия Налогового кодекса налоговики изменили свою позицию в отношении включения “автокомпенсационных” расходов в затраты предприятия. Но об этом - далее.

Документальное оформление и составляющие компенсации

Поскольку действующее законодательство не предлагает нам “автокомпенсационного” договора, то согласно ч. 1 ст. 6 Гражданского кодекса Украины стороны имеют право заключить договор, не предусмотренный прямо актами гражданского законодательства, но соответствующий общим принципам последнего. С этим согласны и налоговики - см. их письмо от 07.02.2012 г. № 2330/6/15-1215. В этом договоре следует установить порядок определения размера компенсации, ее оформления и выплаты. Кстати, заключение такого договора не требует обращения к нотариусу, в отличие от аренды авто у физлица.

По мнению специалистов, возможен и другой, отличный от договорного, порядок оформления “автокомпенсационных” отношений между работником и предприятием: по заявлению работника о компенсации расходов. То есть работник подает заявление с просьбой разрешить ему использовать личный автомобиль для исполнения трудовых обязанностей, а также компенсации ему определенной суммы расходов, а руководитель рассматривает и принимает решение об их оплате. После этого оформляется приказ (распоряжение) о выплате компенсации за использование автомобиля в хозяйственных целях. Кстати, этот вариант оформления отношения логично вытекает из упомянутых писем ГНА в г. Киеве и Госкомпредпринимательства.

В “Бухгалтере” № 39'2007 на с. 42-43 обращалось внимание не только на неоднозначность, связанную с документальным оформлением автокомпенсации, но и на неясность с определением размера автокомпенсации (и ее составляющими).

В тех же письмах ГНА в г. Киеве и Госкомпредпринимательства указывалось, что при определении суммы компенсации за основу следует брать нормы амортизационных отчислений, что приводит к необходимости документального подтверждения стоимости легкового автомобиля, каковым может быть акт экспертной оценки.

Однако есть и другие расходы, связанные с использованием автомобиля в служебных целях (структурные составляющие компенсации). Это расходы на ГСМ, техническое обслуживание, ремонт и т. п. Следует отметить, что при действии Закона О Прибыли налоговики не возражали против вхождения указанных расходов в состав автокомпенсации.

Налогообложение компенсации: прибыль, НДФЛ, ЕСВ

Как уже отмечалось выше, налоговики не признают в качестве налоговых расходы на использование легкового авто работника, кроме как при заключении договора аренды, когда суммы таких выплат являются арендными платежами.

Так, в ЕБНЗ появилась консультация, из которой вытекает, что расходы на выплату работнику компенсации за использование для нужд производства личного легкового автомобиля не учитываются при определении объекта налогообложения. Учтены они могут быть только в случае, если плательщиком налога заключен договор аренды легкового авто с физлицом и суммы выплат являются арендными платежами.

При этом они ссылаются на п. 138.10 НКУ, в подпунктах которого упоминаются арендные расходы, и п.

3.22 Инструкции № 5, согласно которому компенсация работникам за использование личного транспорта не относится к ФОТ.

Аналогичные аргументы приведены и в консультации столичных налоговиков, опубликованной в газете “Налоговый, банковский, таможенный консультант” № 14/2012 на с. 15.

Так что “автокомпенсационный” вариант остается актуальным лишь в том случае, если затраты на выплату компенсации предприятие - плательщика налога на прибыль не интересуют либо если предприятие не является плательщиком этого налога.

Впрочем, смелые плательщики налога на прибыль могут побороться за “автокомпенсационные” затраты. Да, они не будут возражать против аргумента налоговиков, согласно которому выплата такой компенсации не включается в состав расходов на оплату труда (п. 142.1 НКУ). Однако такие расходы, по их мнению, могут быть классифицированы в качестве обязательных компенсационных согласно п. 142.2 НКУ (2).

В “Вестнике налоговой службы Украины” № 28/2012 (см. вкладыш “Документы. Комментарии. Разъяснения”, с. 14-16) ответственные лица ГНСУв статье “Налоговый учет использования в хозяйственной деятельности предприятия собственного автомобиля директора” пришли к любопытному выводу о том, что

“расходы на выплату физическому лицу - директору, состоящему с плательщиком налога в трудовых отношениях, компенсации за использование для нужд производства личного автомобиля не относятся к фонду оплаты труда. Но плательщик налога имеет право компенсировать физическому лицу стоимость расходов по эксплуатации и ремонту собственного автомобиля как составляющую оплаты труда работника, предоставленную с соблюдением норм трудового законодательства, и, соответственно, отнести указанную компенсацию в состав своих затрат согласно ст. 142 Налогового кодекса”.

Выплата такой компенсации, по мнению ГНС, является дополнительным благом (п/п. 164.2.17 “г” НКУ).

В ЕБНЗ налоговики разъяснили, что поскольку использование собственного автомобиля при исполнении служебных обязанностей не подпадает под действие КЗоТ, то сумма компенсации, выплачиваемой работнику юридическим лицом, является дополнительным благом плательщика налога и облагается НДФЛ на основании п/п. “а” и “г” п/п. 164.2.17 НКУ. Так что предприятие (налоговый агент), которое выплачивает компенсацию, должно удержать налог из такого дохода и отразить данный доход в ф. № 1ДФ с признаком дохода “126”.

К слову, в бухгалтерской периодике мы встречали иное, нефискальное, прочтение п/п. 164.2.17 “а” НКУ. Из его текста специалисты делали выводы: из того, что называется дополнительным благом, исключается любая компенсационная выплата, если она обусловлена трудовым соглашением. С этим, однако, трудно согласиться: существует еще п/п. 164.2.17 “г” НКУ, в соответствии с которым из состава “дополнительного блага” исключается возмещение любых расходов физлица за счет средств Госбюджета. К тому же с 01.07.2012 г. Законом № 4834-VI подправлен п/п. 164.2.17“а” НКУ: теперь компенсация стоимости использования имущества, которое не принадлежит работодателю, обусловленного трудовой функцией, под исключение не попадает.

ЕСЕ на сумму автокомпенсации не начисляется (и не удерживается), поскольку такая компенсация т относится к фонду оплаты труда (п. 3.22 Инструкции № 5).

Отсутствие ЕСВ-начислений подтверждается и в п. 11 Перечня видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательные государственное социальное страхование, утвержденного Постановлением КМУ от 22.12.2010 г. № 1170. Формулировка п. 11 этого Перечня гласит, что из-под обложения ЕСВ выведены “компенсации работникам за использование для нужд производства собственного инструмента и личного транспорта”.

Анализируя в варианты использования легкового автомобиля работника предприятия, мы пришли к выводу, что по ряду параметров “автокомпенсационный” вариант оформления отношений с работником выглядит интереснее “арендного”.

Однако в связи со вступлением в силу Налогового кодекса этот интерес уменьшился, поскольку суммы компенсации имеют проблемы с попаданием в затраты предприятия.

А ведь это не только амортизация, но и расходы на ГСМ, эксплуатацию авто, включая расходы на ремонт и техобслуживание, а также стоянку, парковку и т. п. Поэтому в настоящее время наиболее предпочтительным, с нашей точки зрения, является “арендный” вариант. Его рассмотрением мы и займемся в дальнейшем.

(1) Науково-практичний коментар до законодавства України про працю/ Відп. ред. В. Г. Ротань.- 12-те вид. перероб. і доп.- X. Фактор, 2010.- С. 455.

(2) С этим аргументом согласиться трудно, поскольку “автокомпенсационные” выплаты нигде не предусмотрены.

"Бухгалтер" N 29, август (I) 2012 г.
Подписной индекс:
русск. - 74201, укр. - 23635



как оформить компенсацию за использование личного автомобиля:Документ. Использование автомобиля, принадлежащего физлицу, в хоздеятельности предприятия: правовые и налоговые особенности (Часть I) Использование автомобиля, принадлежащего физлицу, в

как оформить компенсацию за использование личного автомобиля